Nieuws - detail
17 juli 2017  NEHOSOC burcht 6 - archief
Nehosoc burcht 6 Het archief

Documenten kunnen een “historische” waarde bezitten en een beeld geven van de activiteiten van de organisatie door de jaren heen.
Dit is iets waar het bestuur goed over nagedacht heeft en daarom is besloten dat alle papieren documenten goed moeten worden opgeslagen.

Een goed archief berust bij voorkeur in een centrale bewaarplaats. Deze kan het best onder het beheer van één persoon staan: de archivaris of secretaris van de vereniging. Een archivaris hebben we niet, dus komt deze taak bij de secretaris. Ieder stuk dat is afgedaan, komt uiteindelijk bij deze functionaris terecht. Deze kan bepalen of het bewaard moet blijven.
Wat willen we bewaren: Notulen van bestuurs- en ledenvergaderingen, beleidsstukken, wetten en reglementen, stukken betreffende oprichting en organisatiewijziging, ledenregisters, financiële jaarstukken, email verkeer, ect (voor zover terug te traceren is)

Waarom naar de burcht in Den Haag?

Dit is een keuze die is voortgekomen uit de bestuur beslissing die is bekrachtigd op de ALV om een centrale ruimte te huren i.p.v. diverse locaties door het hele land. (was al een wens van vorige besturen maar is nu uitvoerbaar)

Gezien de “eisen” voor een archief voldoet deze ruimte prima:
-Een archiefruimte moet een geschikt binnenklimaat bezitten, met een temperatuur rond 18 °C en een relatieve vochtigheid tussen 50 en 55 %.
Dit is overigens ook de meest optimale omgeving voor Houtmonsteropslag, maar daar komen we in later stadium op terug.
Er zijn geen grote schommelingen in temperatuur, die het optreden van schimmels bevorderen. De brandveiligheid is optimaal, de mogelijkheden van waterschade en dierenvraat minimaal.
De stukken zijn in het donker te bewaren (licht (met name UV) is schadelijk)
En zeker niet onbelangrijk de burcht is 24/7 te bereiken.

Willem van der Groep heeft belangeloos een grote stapel kartonnen archiefdozen beschikbaar gesteld, waarvoor onze dank. De dozen hebben als voordelen dat ze minder ruimte innemen, geen metaal of zuur bevatten en de stukken beter vrijwaren van stof en licht
Deze archiefdozen zijn in elkaar gezet en voorzien van een sticker met een jaartal vanaf 1946 tot heden. We gaan dus archiveren op jaartal.

Piet Voermans heeft alle overgebleven Houtverzamelaars aan het “archief” overgedragen.
Deze Houtverzamelaars zijn als eerste gearchiveerd op jaartal van uitgifte en in de dozen gevoegd.
Helaas zijn niet alle uitgegeven nummers aanwezig. Zie rubriek oproepen.

Onder rubriek nieuws heeft u in burcht 4 kunnen lezen dat het administratieve archief was over gebracht van Neerlangel naar Den Haag.
Helaas was er in het verleden geen andere locatie beschikbaar, waardoor het papieren archief er niet best uit zag. De vochtige omgeving heeft zijn sporen na gelaten. Het archief ligt nu te drogen en uit te wasemen, maar het gaat goed komen allemaal.
Zodra het archief in een betere conditie is zullen we dat ook gaan archiveren.
Als het papieren archief uiteindelijk “klaar” is, heeft Willem van der Groep aangegeven om dit archief dan te willen digitaliseren.
Als het archief is gedigitaliseerd bezit de vereniging dus een papieren en een digitaal archief.

M.v.g.
Secretaris Ron Metz.


  

terug naar nieuws overzicht